nuod No Comments

Deze vergoedingen moeten uiterlijk op 29/1/2023 in PersoExpenses worden ingediend.

Wij vinden het belangrijk uw aandacht te vestigen op het op het intranet gepubliceerde nieuws over de codering in PersoExpenses van de vergoedingen voor dienstopdrachten, uiterlijk op 29/1/2023.

Hier is de inhoud:

Begin februari moeten dienstopdrachten (controle ter plaatse, opleiding, teambuilding…) niet meer in PersoSelfService (Scope) maar in PersoExpenses worden ingediend. Ze moeten door je leidinggevende worden gevalideerd voordat je je onkostenvergoedingen voor deze opdrachten kunt aanvragen, nog steeds in PersoExpenses.

Met deze wijziging krijg je een grotere verscheidenheid aan codes om aan te geven over welk type opdracht het gaat, zoals voorheen het geval was in My P&O.

Wat moet je doen?

De overgang naar deze nieuwe manier van werken brengt een aantal beperkingen op het vlak van planning met zich mee:

1. Alle kosten in verband met dienstopdrachten tussen 1/7 en 31/12/2022 moeten uiterlijk op 29/1/2023 in PersoExpenses worden ingediend. Alle aanvragen die op 29/1 de status “Bewaard als concept” of “afgekeurd” hebben, worden uit het systeem verwijderd en moeten later opnieuw worden ingediend. Aanvragen die zijn goedgekeurd en ingediend, maar nog niet door de leidinggevende zijn goedgekeurd, worden door het systeem bewaard. Wij raden je aan je aanvragen voor 2022 (periode juli/december) zo snel mogelijk in te dienen om een snelle terugbetaling te bekomen.

2. Vanaf begin februari kunnen kosten in verband met dienstopdrachten alleen in PersoExpenses worden ingevoerd als de desbetreffende dienstopdrachten eerder in PersoExpenses werden ingediend en goedgekeurd. Er is geen gegevenscommunicatie tussen PersoSelfService en PersoExpenses. Dit betekent dat de data van dienstopdrachten die je in PersoSelfService hebt ingediend voor 2023 (met terugwerkende kracht tot 1/1) begin februari opnieuw moeten worden ingediend in PersoExpenses. Dit geldt ook voor dienstopdrachten vanaf 1/7/2022 waarvoor je je onkostenvergoedingen nog niet hebt ingediend. Meer informatie over de procedure volgt binnenkort.

3. Ondanks dat je dit twee keer moet indienen, en je leidinggevende dit twee keer moet goedkeuren, raden wij je aan om tot eind januari de data van dienstopdrachten in PersoSelfService te blijven invoeren om de transparantie van je prestatiekalender te behouden. Vanaf februari kun je dit rechtstreeks in PersoExpenses doen.

Er verandert niets voor andere prestaties of afwezigheden (telewerken, werken in een satellietkantoor, verlofdagen, compensatiedagen, andere afwezigheden…). Deze moeten nog steeds worden ingevoerd in PersoSelfService (Scope).

Als je een leidinggevende bent, rekenen wij erop dat je deze belangrijke informatie met je teamleden deelt.

Waarom het simpel maken als het ook ingewikkeld kan?

En opnieuw en opnieuw, dubbele codering, tijdverlies, onophoudelijke veranderingen…

Moeten computers ons leven niet makkelijker maken?